Intranet…¿Para qué?

Creo que estamos de acuerdo que vivimos en un mundo global y que las compañías dedican grandes esfuerzos en la comunicación con el cliente.

Las nuevas tecnologías hacen que la relación con el cliente se realice no solo a través de los medios tradicionales (correo, prensa, tv…), sino que cada vez surgen nuevas maneras de canalizar esta relación, como pueden ser las Redes Sociales, Apps, páginas web, whatsapp…

Sin embargo, si nos referimos a la relación con el cliente interno, colaborador, empleado…no evoluciona siempre de manera paralela a la del cliente externo, ¿por qué?

Una de las características de este mundo global es que todos tenemos una cantidad de información inimaginable hace tan solo unos años, y la tenemos a un solo click. Esta información hace que los consumidores tomen decisiones de compra, de negocios, de relaciones empresariales…

En el ámbito interno empresarial, los integrantes de una organización demandan esa misma cantidad de información de su propia empresa, y desean estar informados de manera actualizada y prácticamente on-line de cualquier novedad que se produzca en el sitio donde pasan una gran parte de su tiempo.

Cuando esta información no fluye, surge lo que llamamos “Comunicación Informal”, o lo que comúnmente llamamos “chismoseo”, por lo si una empresa trata de ocultar información a sus empleados o no la pone a su disposición en la manera y tiempo adecuados, se puede encontrar con un efecto contrario a sus intereses.

La falta de información NO provoca desinformación, sino que provoca información paralela basada en rumores que puede afectar al clima laboral, satisfacción de los empleados…en definitiva puede provocar efectos negativos en la organización.

Para evitar que esto ocurra, los departamentos de Comunicación Interna tienen a su disposición una herramienta muy poderosa que es la Intranet, pero debemos ser conscientes que la Intranet es un medio, no un fin en sí misma, por lo que, para que sea útil, debe hacerse un manejo estratégico de la misma, con una definición de objetivos, planificación y seguimientos adecuados.

Para ello, lo primero que una organización debe hacer es definir estratégicamente cómo va a ser su política de comunicación interna, es decir, qué información vamos a poner a disposición de nuestros colaboradores, en qué sentido va a viajar esa información (vertical, horizontal, ascendente, descendente) y, lo más importante, capacitar a todas las personas en el correcto uso de la herramienta para que puedan sacar el mejor partido de la misma, así cómo hacer una adecuada campaña de publicidad para conseguir el uso de la misma.

Pero, ¿para qué podemos utilizar la Intranet? Puede parecer lógico que la respuesta que se nos venga a todos a la cabeza sea: “Para transmitir información de utilidad para el empleado”, claro que sí, pero…¿Qué información estimamos que es útil para las personas que forman parte de una empresa? De la respuesta que le demos a esta pregunta va a depender en gran medida el éxito de nuestra política de Comunicación Interna.

Por enumerar diferentes usos que le podemos dar la Intranet Corporativa, podríamos decir, por ejemplo:

1     Para transmitir información común a todos los miembros de la organización. Es la utilidad más clara. En este punto debemos decir que la información se debe transmitir de una manera neutra, sin manifestar opiniones y de manera que todas las personas que la lean, interpreten lo mismo.

2      Para compartir información personal y adaptada a la realidad de cada persona. En este sentido, la empresa puede poner a disposición de cada colaborador: su nómina mensual, su certificado de ingresos anuales, de retenciones fiscales…información que legalmente está obligado a facilitarle.

3      Gestión documental – La intranet puede ser un disco duro común donde se puedan consultar normas útiles para los empleados, organigramas, procesos y procedimientos internos, régimen disciplinario...

4    Gestión del conocimiento – Puede ser un lugar donde se acumule todo el conocimiento que la organización genere y que esté a disposición de todos los miembros de la misma.

5      Comunicación Interna entre empleados – Puede ser utilizada como mensajería instantánea entre los trabajadores, para la convocatoria de reuniones, realización de webinarios…todos estos usos pueden ir destinados a la mejora de la eficiencia empresarial.

6    Realización de evaluaciones de desempeño, informes – A través de la intranet se puede crear y almacenar información muy útil que posteriormente pueda ser consultada por otros departamentos que la necesiten para su labor.

7     Obtención de información de los empleados – En sentido ascendente, la intranet puede ser utilizada por las organizaciones para la obtención de información de primera mano de las personas que están cerca del cliente, del negocio, de manera que luego pueda ser tratada e interpretada para la toma de decisiones estratégicas.

Y así, podríamos ir enumerando numerosas utilidades que le podemos dar a nuestro MEDIO de comunicación interna, pero como he indicado al principio, el manejo y diseño de la misma se debe hacer desde un punto de vista estratégico, definiendo muy claramente qué se pretende obtener con la Intranet, explicarlo a todos los usuarios, formarles en el manejo de la herramienta y promocionando su uso ya que, de lo contrario, cualquier miembro de la organización se puede preguntar:

Intranet…¿Para qué?

Y a ti, ¿qué otro usos se te ocurren que se le puede dar a la intranet corporativa?

Muchas gracias,

Héctor Trinidad